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ROI: El secreto del éxito en toda capacitación

El Retorno sobre la Inversión (ROI) es un indicador financiero en los negocios a través del cual, tanto inversionistas, como dueños y altos directivos de una empresa pueden observar si el dinero que invirtieron en la capacitación de su personal realmente les genera beneficios en términos económicos.

Este tema siempre ha significado un problema para toda área de Recursos Humanos, ya que la mayoría de los directivos no dan prioridad a la capacitación como lo hacen con otro tipo de inversiones -incluso en algunas ocasiones la eliminan o reducen

Pero gracias a la investigación de este concepto y sus fórmulas, existe la posibilidad de evaluar y presentar datos y números en términos de pesos, para que se observe cómo lo que se invierte en capacitación se regresa en beneficios.

En entrevista, el doctor Eduardo Mouret Polo, experto en el tema, señala la importancia que tiene la capacitación dentro de una empresa: El factor humano es el elemento más importante de toda organización; la capacitación no sólo es para beneficio económico de las organizaciones, sino que mejora la calidad de vida personal y comunitaria, porque el que la gente esté mejor preparada repercutirá en situaciones de tipo social.

Metodología del ROI

Lo que toda empresa necesita para realizar estas mediciones del Retorno sobre la Inversión, es prepararse y conocer la metodología para evaluar la efectividad de la capacitación. Ésta se divide en cinco pasos, siendo ROI el último:

  1. Evaluación de reacción. Es un cuestionario que se aplica al final del curso o evento de capacitación, y tiene que ver con el grado de satisfacción de los participantes, es decir, se evalúa el aspecto afectivo, agrado, desagrado, satisfacción, instructor y materiales, etc. Esto nos permite rediseñar y mejorar los eventos futuros.
  2. Aprendizaje. ¿Qué tanto los asistentes realmente adquirieron nuevos conocimientos, habilidades y actitudes? Se trata de un examen que hay que aplicar antes y después del evento.
  3. Aplicación. ¿Los participantes han sido capaces de llevar al trabajo lo aprendido en el curso? Debe haber pruebas de que las cosas se hacen distintas de acuerdo a la metodología y al principio de lo aprendido. Es decir, evaluar si se notan repercusiones en el desempeño, en la forma en que se realiza, para verificar si hay mejoras o no.
  4. Resultados. Debe presentarse un impacto en ciertos indicadores del negocio, ya no sólo porque el trabajo se hace diferente, sino porque hay incremento en la producción o productividad, disminución de errores y quejas. Estos últimos indicadores se convierten en dinero. En este punto se debe reflexionar, pues la mayoría de estos indicadores se pueden convertir fácilmente, sin embargo, existen otros que tiene mayor dificultad como la satisfacción del cliente, mejora en la cultura e imagen de la empresa, etc. Por fortuna existen metodologías para lograrlo.
  5. Cálculo del ROI. ¿Cómo se convierten en pesos los beneficios y mejoras, para considerarlos como verdaderos beneficios eco nómicos? Para poder calcularlo existe una fórmula muy sencilla. Primero se deben calcular los costos de la capacitación (honorarios del profesor, aula, materiales, sueldos de las personas que asistieron al evento o cantidad de lo no producido por su ausencia en esas horas), obteniendo así el total de costos. También es necesario calcular el total de beneficios; ambos deben resultar en pesos.

Una aplicación en la hotelería

Es requisito que, previo al curso se tenga identificada la necesidad que necesite ser cubierta o la mejora esperada, por ejemplo: reducir quejas, aumentar ocupación, incrementar tarifa, el cheque promedio, la satisfacción de los huéspedes etc.

Si el hotel invierte $100,000. en capacitación, -que son los costos totales que incluyen los honorarios del instructor, materiales, alojamiento, comidas, entre otros; y si después de la capacitación se observan mejoras en los indicadores que dieron origen a la misma, se cuantificarán los beneficios en término de pesos.

Suponiendo que las mejoras dieron beneficios de $350,000; se aplicaría la fórmula para obtener el ROI de la siguiente manera:

ROI% = BENEFICIO NETO (BENEFICIOS TOTALES-COSTOS TOTALES) X 100=

               COSTOS TOTALES

ROI% = $350,000-$100,000 X 100-$250,000=2.5 X 100=250%

                        $100,000                   $100,000

Lo que esto significa es que estamos ganando 2.5 veces sobre lo invertido, habiendo descontado los costos.

En este punto, -por lo general- la situación se complica ya que muchas de las variables son indicadores que no se convierten fácilmente en pesos. En algunos casos, existen varias metodologías que ayudan a lograrlo. Si bien es cierto que todo lo podemos medir, no todo se puede convertir a pesos.

De acuerdo al doctor Mouret, la fórmula es muy simple: se dividen los beneficios entre los costos, pero para el cálculo del ROI se establece un ajuste en la fórmula; en lugar de hablar de beneficios totales entre costos totales, se habla de beneficios netos. Es decir, beneficios totales, menos costos totales entre costos totales, y esto se multiplica por 100, porque el ROI se presenta en términos de porcentajes.

El cálculo del ROI debe ser un trabajo que debemos aprender a realizar, así como realizar continuamente la evaluación de los resultados de la capacitación que se impartió, es decir, si no se observa una mejora en el aprendizaje o la gente no aplica lo que aprendió en su trabajo, y si no se observan mejoras en los indicadores del negocio, por más que se tenga un ROI positivo, no se le puede atribuir a la capacitación, si no se tienen las evaluaciones previas de las primeras cuatro etapas.

Los beneficios del ROI

Eduardo Mouret hizo hincapié en que los estudios que se han hecho a nivel mundial, el ROI que se obtiene de los programas de capacitación es sumamente elevado, pues hay ocasiones en que el retorno es de 10:1; es decir, que de cada peso invertido se ob tienen 10, y en otras situaciones hay resultados mucho más altos.

Por eso es importante hacerlo de una forma creíble y confiable a lo ojos de los inversionistas y directivos de las empresas. Para el caso de las PYMES que no cuenten con un departamento de Recursos Humanos, existen varias alternativas: formar a la gente indicada para realizar éstos cálculos, o bien, contratar alguna firma de consultoría que le ayude para asesorarlos.

Cuando seamos capaces de presentar datos a la Dirección de que la capacitación si sirve, y que sí da buen Retorno sobre la Inversión los directivos preferirán invertir en capacitación, más que en otras alternativas de inversión.

Hay que crear conciencia en los inversionistas de que esta opción no es tan riesgosa como otras dentro de los mercados financieros, porque el conocimiento adquirido, se queda, se puede administrar y retransmitir, concluyó el experto.

Semblanza: El Dr. Eduardo Mouret ha sido presidente de la ASTD Global Network México y Director General de Profesionales en Desarrollo Humano y Organizacional (PRODEHO), consultoría especializada y certificada en Assessment Center, Coaching Targeted Selection, Simulador de Negocios y otras herramientas de evaluación y desarrollo de personal.

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