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Administración de almacenes de alimentos y bebidas

La variedad de aspectos dentro las responsabilidades sobre la materia prima de los almacenes, afectan a diversos departamentos y; cada uno de ellos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que éstos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Los controles involucrados -desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad- para la determinación de costos de la materia prima, constituye el sistema del control interno de inventarios.

Las funciones generales de este sistema son: planeación, compra, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad:

Planeación

La base para proyectar la producción y calcular las necesidades en cuanto a inventarios, la integra el presupuesto o pronóstico de ventas.

La programación de producción, presupuestos de inventarios y el detallado de la materia prima y mano de obra necesaria, se desarrollan con base al presupuesto de ventas, y aunque se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales; sin embargo ellos facilitan un control de las actividades de producción y proporcionan una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra

En este rubro se aprecian dos responsabilidades diferentes:

  • Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se requieren.
  • Compras, que consiste en ordenar y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna de la materia prima y bajo las menores condiciones de pago posibles.

Recepción

  • Es responsable de las siguientes acciones: Aceptación de la materia prima solicitada, después de que ésta haya sido debidamente contada, inspeccionada -en calidad y estado- y comparada junto con una copia aprobada de la orden de compra.
  • Elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la entrega y aceptación de la materia prima.
  • Entrega o envío de las mercancías recibidas, a los almacenes u otros lugares previamente de terminados, como medida precautoria contra la apropiación indebida de activos.

Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas deben encontrarse bajo la custodia del departamento de almacenes y las responsabilidades de los integrantes del departamento son:

  • Comprobación de las cantidades que se reciben.
  • Asegurar el almacenaje adecuado para la preservación y conservación de las mercancías además de protegerlas contra extracciones no autorizadas.
  • Extracción o surtido de materia prima, sí y sólo sí, se cuenta con la autorización de salida para producción, venta o traspaso.

Producción

La materia prima en proceso se encuentra bajo control físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:

  • La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
  • Notificación rápida sobre desperdicios producidos, mercancía dañada, merma, etc., de manera tal que las cantidades y costos correspondientes a los inventarios, puedan ser ajustados en los registros, para ello es necesario conocer el factor de rendimiento de cada producto, previa prueba de rendimiento.
  • La información rápida y precisa de producción, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de producción.

Contabilidad

Con respecto a la materia prima, se dedica a mantener el control contable sobre los costos de la misma, a medida que circula a través de los procesos de adquisición, producción y venta. La administración de almacenes se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener (stock de máximos y mínimos), la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios de materia prima deben incluir:

  • Conteo físico de la materia prima por lo menos una vez cada mes, no importando cual sistema se utilice.
  • Supervisión eficiente de los departamentos de compras, recepción y en su caso, procedimientos de embarque. Almacenamiento de la materia prima para protegerla contra robo, daño o descomposición.
  • Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
  • Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto precio de adquisición.
  • Mantener suficiente inventario disponible para prevenir carecer de productos indispensables y evitar pérdidas en ventas.
  • No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con esto el gasto por concepto de almacenamiento y dinero restringido en artículos innecesarios.

La óptima administración del departamento de compras y de nuestros almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basándonos en la implementación de políticas que nos permitan decidir cuánto y cuándo se presenta el punto de reposición de mercancías.

La correcta administración de las compras y de almacenes consiste en de la materia prima requerida para la operación al menor costo posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.

Un inventario bien abastecido nos permite optimizar tiempos debido a que generalmente la producción y la entrega no se lleva a cabo instantáneamente, por ello debemos contar con existencias suficientes en nuestros almacenes a las s que podamos recurrir oportunamente para que la producción y la venta no sufran retrasos.

El objetivo de la administración del departamento de compras, contempla dos aspectos que se oponen entre sí:

1.-Se requiere la menor inversión en el inventario, debido a que otros recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera no sería posible financiarlos.

2.- Hay que asegurar que el almacén disponga de inventario suficiente para enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la producción funcione correctamente.

Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario efectivamente se reduce también la inversión, pero corremos el de nuestros clientes cuando se presente y para que la producción funcione correctamente.

Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario efectivamente se reduce también la inversión, pero corremos el riesgo de no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de las operaciones de la organización.

Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversión.

Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos vertientes:

A) Podemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el tiempo y forma correctos pero generalmente implica un costo alto debido a los cargos por manejo de mercancías, rendimiento de las mercancías y almacenamiento de mercancías.

B) La correcta administración de nuestro inventario tiene como objetivos específicos la satisfacción del cliente, optimizar las compras y la producción y por último pero no por ello menos importante, reducir lo más posible la inversión en este rubro.

Análisis y optimización de almacenes

Para lograr la eficiencia en el manejo de nuestro inventario y optimizar costos por este concepto, la organización debe diseñar una política de manejo de inventarios, considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial, en nuestro caso, conforme a las políticas de alimentos y bebidas. Dicha política planea el nivel óptimo de la inversión en este rubro y requiere que se cumpla con el stock requerido.

Nivel óptimo de Inventario

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad de negocio o bien de los centros de consumo con la mínima inversión.

Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades de nuestros clientes pero a un costo de almacén alto y una inversión mayor, en tanto que un nivel bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades de nuestros clientes pero mantenemos un costo de almacén bajo y representa una baja inversión y el nivel óptimo de inventario satisface plenamente las necesidades de nuestros clientes, a un costo de inventario bajo, evita desperdicios y representa la inversión correcta.

Primera de dos partes

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