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¡Tiempo de presupuestos! ¡Qué emoción!

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Por Felipe Ríos

Llegó la hora de sacarle brillo a la bola de cristal, y poner en blanco y negro los objetivos financieros del próximo año.

Nuevamente nos enfrenamos a la dificultad de no contar con un punto de partida basado en el desempeño de años anteriores. ¿Cómo enfrentar entonces el proceso presupuestal 2022? Aquí algunos consejos de mi experiencia personal:

  1. El presupuesto de ventas.
    1. Considera el impacto de la nueva oferta competitiva en el mercado. Si 2020 y 2021 fueron malos, el 2022 también puede serlo si hay más habitaciones en la plaza. El impacto negativo en ingresos podría equivaler a la variación en la participación justa de mercado. Incluye a los nuevos jugadores en el cálculo del “market share” y el impacto respectivo, pero sólo si representan una amenaza competitiva real.
    1. La otra cara de la moneda es, si existe una disminución de cuartos competitivos en la plaza, ya que podría haber en tu mercado hoteles que cerraron sus puertas durante la pandemia y que no estarán abiertos en 2022. Esto, necesariamente abrirá la oportunidad para vender más cuartos, y el cálculo de mejora será relacionando el crecimiento con la nueva participación justa de mercado.
    1. Divide el presupuesto de ingresos en segmentos de mercado, a los cuales debes asignarles una productividad mensual y anual (cuartos noche y tarifa promedio) y ¡muy importante! un responsable directo para lograrla.
    1. ¿Sabes cuál es la tarifa efectiva neta de tus diversos segmentos y canales? Saber el costo real de venta te llevará a tomar acciones más agresivas dirigidas a captar negocio con menor costo de transacción.
    1. ¿Ya hablaste con tus clientes? Con el pretexto de que las empresas no aceptan visitas, muchos ejecutivos se han sentado en sus manos a esperar tiempos mejores. Contacta a tus principales clientes de 2018, 2019, 2020 y 2021 para preguntar sus expectativas de viaje, y de organización de grupos y eventos, para transcribirlo de manera optimista en el presupuesto. ¿No guardaste historial? ¿No tienes un buen CRM? ¿No tienes habilidades de ventas? Si tu respuesta es “nop”, es probable que estés en desventaja contra tu competencia.
    1. Cuestiona cada gasto presupuestado por el área de ventas, todo lo que quieran gastar debe estar relacionado con vender más. He notado que a los gerentes de ventas los seduce el marketing digital, pero al no saber cómo medirlo ni cómo demostrar su eficacia, se convierte en una perdedera de tiempo y dinero.

  2. Presupuestar gastos con criterio base cero.
    1. Plantea claramente el rumbo y fija qué quieres lograr, lo cual, muy probablemente, estará determinado por los flujos necesarios para tener una operación sana que te permita cumplir con los compromisos financieros.
      Como siempre, pero al revés, comienza por ver tu objetivo de utilidades, así: cuánto necesitas ganar y con base en ello cuánto ingresar, cuánto gastar y cuánto ahorrar, hasta dar con los numeritos mágicos.
    1. No utilizarás referencia de años anteriores, pero el resultado presupuestal final de 2022 no debe presentar utilidades o flujos inferiores a 2021.
    1. Calcula los gastos de acuerdo con las necesidades reales y no conforme a un porcentaje sobre cuarto ocupado. No “planchar” el presupuesto de gastos.
    1. No aceptes el “siempre ha sido así”, ni el “ya lo intentamos y no se puede”, los tiempos son inéditos y debemos enfrentar los retos que éstos representan de manera diferente.
    1. Ningún gasto se da por hecho, cada renglón debe ser justificado y aprobado por la dirección general.
    1. Presupuesta las comisiones de OTAs (Online Travel Agents) según la expectativa de productividad (presupuesto de ventas).
    1. Identifica inversiones requeridas con fines estratégicos y decide el mejor momento para hacerlas, así como las consecuencias de no hacerlas.

  3. Nómina.
    1. Establece el personal fijo mínimo, planteando un sistema de contratación de eventuales (variables) conforme la ocupación crezca (“staffing guide”).
    1. Contratar personal para resolver problemas o corregir procesos actuales no es opción; el jefe de área actual es responsable de hacerlo, sólo necesita creatividad, agilidad mental, concentración y enfoque (¡ah! y voluntad).
    1. Presupuesta los incentivos bajo el supuesto de que se lograrán los resultados.
    1. No gratifiques a colaboradores por el logro de resultados, tomando como base un porcentaje de ingresos o de utilidades. O sea, más claro: no dar (ni presupuestar) comisiones a colaboradores del hotel.

  4. Que todos participen.
    1. Cada miembro de comité ejecutivo debe hacer su presupuesto involucrando a jefes y supervisores.
    1. Todo el personal puede participar productivamente en el proceso, simplemente planteando preguntas como:
      Desde tu perspectiva ¿Qué podemos hacer para vender más? ¿En dónde crees que podemos ahorrar? ¿Qué necesitas para hacer tu trabajo más rápido, más barato y mejor?

  5. A mal paso darle prisa.
    1. Cuando se acerca la época de hacer presupuestos se siente una calma chicha en el ambiente con visos de convertirse en huracán. Si eres el gerente general, no te esperes a recibir la instrucción de la dirección general para poner manos a la obra, toma el toro por los cuernos y comienza ya ¡Olé!

Ojalá que este artículo sirva como banderazo inicial del proceso presupuestal de tu hotel, o aún mejor, ojalá que ya estés inmerso en él, de tal forma que, para mediados de diciembre, éste ya se encuentre aprobado y bendecido por la corte celestial de tu empresa.

¡Tiempo de presupuestos! ¡Qué emoción!

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